Por Rudyard Ortiz
Gerente de Administración de Socios de Valor Agregado para Impresoras de Alto Volumen de Epson para América Latina.
Hoy en día, al sumar los costos de impresión en una empresa, éstos representan hasta el 15% de sus gastos anuales fijos, por lo que llevar un control de lo que se imprime a través de un servicio administrado de impresión (MPS, por sus siglas en inglés o Management Printing Services) podrían ayudar a reducirlos hasta en un 30%.
Los MPS son proporcionados por especialistas externos para optimizar y administrar la infraestructura de impresión y generación de documentos de una organización y están relacionados con los servicios administrados de documentos para contar con un control y flujo de archivos impresos y electrónicos.
Estos servicios están enfocados en optimizar procesos de negocios y reducción de costos en una compañía, solucionando la fuga de recursos (como el gasto en diferentes consumibles y contratos de servicio), alineando los dispositivos de impresión de acuerdo con las necesidades de los usuarios finales y facilitando la administración diaria con un servicio proactivo y predictivo para garantizar un tiempo óptimo de actividad.
Un servicio administrado se transforma en un medio para unificar la información impresa y digital de una organización, con el fin de lograr procesos y flujos de trabajo simplificados, beneficiándose aquélla al tener menos impresoras (eliminando las que son innecesarias y que generan un costo adicional), logrando un mejor control de las impresiones y, por consiguiente, generando menos páginas, menores costos y una mayor productividad de los empleados en las empresas.
La impresión administrada, además de dar visibilidad y total control de los procesos de impresión, también ayuda a mejorar la sustentabilidad ambiental y la seguridad de los documentos de una compañía.
Después de varios años de que los MPS han contribuido a reducir los gastos e incrementar la productividad en las empresas, es preciso entender la evolución del mercado y analizar el comportamiento, tanto de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) como de los corporativos, para establecer un nuevo modelo de negocio en servicios administrados de impresión.
Este modelo debe constar de una nueva propuesta de valor que contemple un producto diferenciado a nivel corporativo desarrollado para satisfacer las diferentes necesidades del mercado. Esto puede hacerse a través de contratos por periodos promedio de tres años por medio de los cuales el usuario final satisfaga sus requerimientos y, a través de los socios de negocio del fabricante o proveedor, diseñen el proyecto a implementar.
Si a esto se suma una nueva tecnología de equipos administrables que permita imprimir a color con ahorros hasta del 40%, la nueva propuesta de valor ayudará a las organizaciones a ser más competitivas, usando consumibles de alto rendimiento que generen hasta 86,000 impresiones en negro y 84,000 a color y considerando un 5% de cobertura.
La tendencia en MPS para empresas es la vuelta de la impresión a color y de alto volumen, lo que se logra con un sistema de inyección de tinta y tecnologías poderosas como PrecisionCore, que, gracias a que emite el consumible con una alta rapidez y precisión, aumenta la calidad de las impresiones y la durabilidad de los cabezales de los equipos administrables. Incluso hay opciones que alcanzan un volumen de impresión de 2,500 a 100,000 hojas por mes con una velocidad de hasta 100 páginas por minuto dependiendo del modelo.
Una característica que refuerza la productividad y eficacia de las impresoras de inyección de tinta de alto rendimiento para empresas es la alta conectividad que incluya tecnologías WiFi, USB y Ethernet y que soporten formatos hasta el A3. Adicionalmente, que ofrezcan una operación económica y beneficios ambientales como:
Conserva de energía – que consuma hasta un 80% menos electricidad que las impresoras láser a color.
Ahorro de tiempo – que reduzca la inactividad del equipo, resultante de interrupciones por sustitución o eliminación de consumibles.
Impresión que no se limite al papel – que admita una amplia gama de sustratos.
Mantenimiento mínimo o más amigable – que contenga menos piezas móviles, lo cual reduce el riesgo de falla y minimiza las interrupciones.
Desde nuestra visión de mercado, estas tendencias tecnológicas pueden ayudar a optimizar la impresión empresarial a través de la captura efectiva de documentos y la administración del flujo de trabajo de los diferentes departamentos de una organización, además de dar seguridad a los procesos de impresión y optimizar la funcionalidad móvil, y de escaneo de los equipos en general.
Este tipo de soluciones les permitirá a los empresarios y responsables de TI tener una visión general del volumen de trabajo de cada impresora, supervisar el gasto, volumen y parámetros de un usuario, un dispositivo, o departamento específico, ayudándoles a tomar decisiones en cuanto a la restricción o ampliación de los permisos de impresión y eliminando el desperdicio para promover la impresión responsable entre los colaboradores, haciendo posible la reducción controlada de los gastos operativos. También ofrecen funciones diseñadas para maximizar la gestión del trabajo, como la configuración de sus reglas de impresión y de funciones avanzadas como “escaneo y envío”.
