Gestión documental, pieza clave en la seguridad de las empresas

Gestión documental, pieza clave en las empresas
Gestión documental, pieza clave en las empresas
Marco Hernández, Especialista en Marketing para Soluciones y Escáneres para Xerox Mexicana

Por: Marco Hernández,
especialista en Marketing para soluciones y escáneres en Xerox Mexicana

La mayoría de las organizaciones dedican una gran cantidad de recursos humanos y presupuesto en ciberseguridad. De acuerdo con un estudio de Nuance, las empresas tienen 50% más de probabilidades de sufrir una pérdida de negocios debido a la inadecuada gestión documental que por una violación de datos. Afortunadamente, los controles de impresión pueden ser el mejor remedio para esta amenaza, lo que abre el camino a la digitalización.

¿Por qué priorizar la gestión documental de próxima generación? Partiendo de que los negocios ya cuentan con soluciones para sus procesos, es necesario que comiencen a ayudarse de estas tecnologías para alcanzar el punto máximo en materia de eficiencia. Por lo tanto, aun cuando se utilicen los archivos de diferentes maneras, la gobernabilidad de información tiene una serie de elementos básicos que pueden ser bastante benéficos.

Hacer un negocio más seguro mediante una buena gestión documental

Gestión documental en las empresas

A pesar de todo el dinero y el personal que se destina a la seguridad de la información y al cumplimiento de normas, la mayoría de las empresas siguen siendo demasiado vulnerables a las violaciones de datos, las sanciones reglamentarias y los daños a la reputación. La protección de datos debe ser una prioridad imperante  en una era donde los hackers sacan bastante provecho de las debilidades en esta área.

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Un plan de digitalización equivale a sumar 20% más de capital humano a las empresas

Con documentos bien administrados, se pasa menos tiempo buscando y más tiempo haciendo. Esta inversión proporciona herramientas fundamentales para que las habilidades del capital humano se intensifiquen, además de que pueden tomar mejores decisiones y atender de manera inmediata las solicitudes de los clientes. Esto se traduce en mejor calidad en el trabajo, mejor tiempo aprovechado en acciones y comunicación más estrecha entre colaboradores. Con la ayuda de la tecnología las empresas no recurren a aumentar sus contrataciones, más bien se aprovechan los colaboradores con los que ya se cuenta, sumando un 20% más de productividad con la misma cantidad de personas, esto de acuerdo con cifras de Nuance.

Mejora significativa en la experiencia del cliente

La experiencia de cliente no se trata solo de aplicaciones y centros de contacto. También trata de lo que sucede entre bastidores para que todos tengan la información que necesitan para dar a los clientes las respuestas correctas en el momento adecuado. El acceso a información precisa, completa y oportuna, mientras se protege la privacidad del cliente, es esencial para brindar tales experiencias.

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Un negocio nunca será digital si sus controles de documentos y flujos de trabajo no son digitales. De hecho, el éxito de sus otras iniciativas bajo este formato depende invariablemente de la capacidad de sus principales tomadores de decisiones y expertos en la materia para compartir contenido rápidamente y con el mayor grado de confianza. Sin embargo, para dar este importante paso es necesario realizar un estudio previo de las soluciones que mejor se adecuen al tamaño y giro de una empresa.

Ante esta situación, Xerox ha trabajado para que sus soluciones respondan a estos nuevos procesos en oficinas y corporativos. Este cambio sin duda no es una tarea sencilla, pero con la investigación e implementación adecuada, las empresas pueden descubrir cómo explotar al máximo los beneficios que brindan las soluciones de digitalización para llevar a su situación a otro nivel en materia de productividad, costos y seguridad.

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